Bagaimana menulis surat untuk meminta pertemuan

Banyak orang di masyarakat menjalani kehidupan yang sibuk. Oleh karena itu, untuk bertemu seseorang, sangat penting bagi Anda untuk merencanakan waktu dan tempat tertentu untuk pertemuan. Untuk pertemuan informal, pesan teks sederhana atau panggilan telepon biasanya berfungsi. Untuk pertemuan formal, surat dapat dikirim untuk mengajukan permintaan. Meskipun surat ini tidak harus panjang, namun harus membahas alasan rapat, kemungkinan tanggal dan waktu rapat, dan meminta tindak lanjut.

Lihat dua artikel lainnya tentang cara menulis surat rekomendasi untuk seseorang dan cara menulis surat agar pelanggan membayar

Langkah-langkah untuk diikuti:

Mulailah surat itu dengan tanggal, alamat penerima dan salam, misalnya, "Tuan Victor yang terhormat" Jika Anda bekerja di lokasi yang terpisah dari penerima, harap sertakan alamat fisik Anda dan alamat penerima. Alamat sangat penting jika Anda mengirim surat, tetapi tidak diperlukan jika Anda mengirim email.

Mulailah badan surat mengekspresikan keinginan Anda untuk bertemu dengan orang tersebut. Misalnya, Anda dapat menulis: "Saya menulis surat ini untuk meminta bertemu dengan Anda."

Tunjukkan alasan mengapa Anda ingin bertemu dan berapa lama Anda mengharapkan pertemuan itu berlangsung.

Tawarkan tanggal potensial dan waktu yang tersedia secara tertulis, dengan pernyataan seperti: "Selama minggu kerja tanggal 21 Maret, saya tersedia untuk bertemu setiap hari antara jam 9 pagi dan siang."

Mintalah tanggal alternatif jika tanggal potensial tidak sesuai dengan jadwal orang tersebut. Anda dapat menuliskannya seperti ini: "Jika tanggal ini tidak sesuai dengan jam buka Anda, kirimkan saya tanggal dan waktu alternatif."

Tanyakan tentang tindak lanjut panggilan rapat. Tambahkan informasi kontak Anda.

Jika Anda ingin membaca lebih banyak artikel serupa Bagaimana menulis surat untuk meminta pertemuan, kami menyarankan Anda untuk memasukkan kategori Hobi dan Sains kami.