Bagaimana menulis surat agar pelanggan membayar

Saat meminta pembayaran dari pelanggan, tindakan yang tepat digunakan untuk membuat surat yang efektif untuk dikirim kepada mereka. Surat permintaan pembayaran digunakan ketika pelanggan gagal membayar faktur pada tanggal jatuh tempo. Semakin lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk membayar faktur, semakin banyak surat yang ditulis perusahaan kepada pelanggan ini. SEBUAH surat permintaan pembayaran Ini harus sopan, jelas, dan harus memberikan detail tentang pelanggaran yang dilakukan pelanggan.

Langkah-langkah untuk diikuti:

Gunakan kop surat perusahaankarena berisi semua informasi tentang organisasi dan seringkali terlihat lebih formal.

Surat itu harus ditujukan kepada orang tertentu. Ini harus memiliki tanggal surat, diikuti dengan nama dan alamat pelanggan. Sapa orang tersebut dengan mengatakan "Dear," diikuti dengan nama lengkap pelanggan.

Tentukan tujuan surat itu. Surat untuk permintaan pembayaran harus dengan jelas mengkomunikasikan tujuan ini di awal permintaan. Gunakan nada profesional, dan gunakan kata-kata yang hangat dan positif.

Cantumkan detail hutangnya. Tentukan tanggal pembayaran hutang ini, tanggal jatuh tempo asli, dan jumlah hutang termasuk biaya keterlambatan. Ini termasuk nomor faktur, sehingga memungkinkan pelanggan untuk menemukan dokumen asli dengan lebih mudah. Banyak perusahaan juga akan menyertakan a salinan faktur asli dalam jenis surat ini. Beri tahu klien tentang tingkat bunga untuk pembayaran yang terlambat.

Minta pembayaran dari pelanggan. Pelanggan tahu bahwa lebih banyak biaya keterlambatan dapat dihindari dengan membayar jumlah yang sesuai dalam jangka waktu tertentu. Minta klien menghubungi Anda untuk membuat pengaturan jika mereka tidak dapat melakukan pembayaran secara penuh pada tanggal tersebut. Sertakan ekstensi nomor telepon langsung Anda, jika perlu. Cantumkan alamat email Anda dan tawarkan korespondensi Anda melalui formulir ini, jika klien menginginkannya.

Berterimakasihlah pada pelanggan. Jika pembayaran sudah dilakukan, ucapkan terima kasih kepada pelanggan. Ucapkan terima kasih kepada pelanggan sebelumnya karena telah mengirimkan pembayaran yang cepat. Beri tahu pelanggan bahwa jika mereka memiliki pertanyaan tentang masalah ini, mereka tidak ragu untuk menghubungi Anda.

Tanda tangani surat itu. Akhiri surat dengan menulis "Hormat kami", diikuti dengan nama dan gelar Anda.

Jika Anda ingin membaca lebih banyak artikel serupa Bagaimana menulis surat agar pelanggan membayar, kami menyarankan Anda untuk memasukkan kategori Hobi dan Sains kami.